חפשו עוד תכנים!
תכנים|שו"ת ברשת|מוצרים 
 
תרבות ופנאי

טיפים מקוריים שישדרגו לכם כל אירוע

מערכת שורש  ד כסליו, תשפ  02/12/2019

ארגון אירוע אינו משימה פשוטה. בין אם מדובר בבחירת הזמנות לחתונה או בבחירת מזכרת לאירועים – ההתלבטויות בין האפשרויות השונות הן לא קלות ועלולות להיות, לא פעם, די מייגעות

תגיות:
אם כבר ארגנתם פעם אירוע, אתם יודעים שלא בטוח שהכל יתנהל כשורה, על פי התכנון, ויהיה עליכם להתמודד עם אתגרים שונים, שכלל לא צפיתם. האם שמעתם פעם על ׳פני הפוקר׳? ובכן, המשמעות היא שמבחוץ עליכם להיראות רגועים ושלווים. גם אם אתם בועטים מתחת לפני המים, בניסיון נואש לשמור את הראש צף מעל פני המים. חשוב להבין שגם אם זה קורה, אף אחד לא צריך לגלות את הסוד הזה. וזה כנראה אחד הטיפים החשובים לכול מי שעומד לתכנן אירוע.

ארגון אירוע אינו משימה פשוטה. בין אם מדובר בבחירת הזמנות לחתונה או בבחירת מזכרת לאירועים – ההתלבטויות בין האפשרויות השונות הן לא קלות ועלולות להיות, לא פעם, די מייגעות.

הנה כמה טיפים חיוניים שיעזרו לשדרג את האירוע ולהבטיח שהכול ידפוק כמו שעון שוויצרי:
1. הגדירו את מטרת האירוע ואת הפורמט הנבחר
זה אולי נראה די ברור, אבל כדאי לגשת לנושא הפורמט בגישה ביקורתית. נסחו את המטרה שלכם באופן הכי ספציפי שאפשר:
- האם אתם רוצים לקיים אירוע במטרה להעביר ידע למשתתפים?
- האם אתם מתכננים אירוע כדי להביע הכרת תודה לשותפים?
- האם אתם מבקשים לגייס כספים לפרויקט מסוים?
- האם אתם מתכננים אירוע משפחתי ומזמינים אורחים להשתתף בשמחת הכלולות שלכם?
כל פורמט האירוע אמור להיות תלוי בתשובה שלכם, כולל:
- קונספט האירוע
- התזמון ומשך הזמן
- חלוקת התפקידים לצוות המארגן
- צורת פרישת האולם, או גן האירועים
- בחירה בקייטרינג המתאים
- בחירת הסאונד והאטרקציות
- בחירת מתנה המתאימה לקהל האורחים שלכם, כגון:
o מתנה לאורחים בחתונה
o מזכרות מבר מצווה
o או מתנות ממותגות כמזכרות לאירועים עסקיים.
כדי לשדרג את האירוע שלכם, נסו לא להיתקע בפורמטים המסורתיים, ואולי במקום אולם אירועים תבחרו באירוע תחת כיפת השמים. בכול מקרה, מה שיקבע את ההחלטה שלכם זו הבחינה אם הפורמט הנבחר עוזר לכם להשיג את מטרת האירוע.

2. השקיעו תשומת לב מספקת לשלב התכנון
תכנית האירוע שלכם אמורה לכלול:
- לוגיסטיקה של האירוע
- תוכן האירוע
- קידום האירוע
צרו מסמך שיהיה זמין לכל מי שמעורב בתכנון, כך שכל אחד מחברי הצוות יוכל לראות גם את המשימות של האחרים, ובכך את התמונה הגדולה.
ראשית, הכינו רשימה של המשימות העיקריות. כעת, הפכו את הרשימה לצעדים ספציפיים, מפורטים לפרטי פרטים, שצריך להשלים. חשוב לציין בדף התכנון את מסגרת הזמן הנדרשת להשלמת כל משימה. לעתים, אנחנו נוטים להעריך את הזמן הערכת חסר. כלומר, הכנת המשימה לוקחת הרבה יותר זמן מכפי שתכננו.
לצורך זה, ניתן להשתמש בתבניות של גוגל או בתוכניות שיתוף כמו אסנה (Asana), טרלו (Trello) ואפילו אקסל יוכל להתאים לתכנון האירוע.

3. ארגנו את התקציב שלכם תוך התחשבות במצבים בלתי צפויים
התבוננו ברשימת המשימות שערכתם, וציינו את התקציב המוקדש לכול אחת מהן. כדאי גם לחשוב על רזרבה למקרים של מצבים בלתי צפויים. לדוגמה, כבר קרה שאירוע שתוכנן תחת כיפת השמיים נקלע ליום גשום, והיה צורך לשנות מיד את המיקום ולהעביר את כל הציוד והריהוט. עדיף לחשוב על דברים שכאלה מראש ולהיות מוכנים אליהם גם פיננסית.

4. אלוהים נמצא בפרטים הקטנים
אם אתם רוצים להפתיע את האורחים שלכם לטובה, חשבו על הכול, עד לפרט הקטן ביותר:
- היכן הם יכולים להירשם לאירוע?
- מי יקדם את פני האורחים?
- איזו מוזיקה תנוגן בקבלת הפנים?
- אילו תמונות יוצגו בפינת התמונות?
- איך תיראה המצגת שלכם?
- איך צוות העובדים יהיה לבוש?
הפתעה לדוגמה, במהלך קבלת הפנים ניתן לשעשע את האורחים עד שהאירוע יתחיל, על ידי להקת נגנים או זמרים שיענגו את הקהל, או סרטון וידאו שקשור לאירוע.
נסו להפתיע אנשים וליצור את אפקט ה- WOW, התרוממו מעבר לציפיות שלהם גם בדברים הרגילים ביותר. זה בדיוק מה שיעניק לאירוע את תחושת המיוחדות.

5. בדקו את המיקום ותכננו תכנית ב׳
כבר בשלב הבחירה בספקים, בדקו הכול באופן אישי. ברגע הכי לא צפוי ייתכן שהמזגנים באולם לא יעבדו כמו שצריך, שתגלו שאין שירותים לנכים, או שהציוד לא יכול לעבור דרך הדלת. בדקו סוגיות אלה מראש. ובעיקר, תכננו תכנית חלופית לכול מקרה שלא יתרחש.
הדפס את המאמר
המלץ לחבר
שמור מאמר
הגדל /הקטן טקסט
הוסף לקליפבורד
כתבות נוספות
3 פתרונות אבטחה לחברות המציעות אחסון תכולהמערכת שורשגם אם אתם בעלי חברת אחסון, או לחילופין מאחסנים תכולה בחברה שכזו, כדאי לכם להכיר מערכות אבטחה מתקדמות שיספקו לכם בטחון מלא לאחסן דברים חשובים
סצנות מפורסמות שלא היו קורות ללא גרין סקריןמערכת שורשגרין סקרין הוא טכנולוגיה הנמצאת בשימוש בעשיית סרטים. רשימה של סצינות מפורסמות שנעשו בעזרתה
כל מה שצריך בשביל מצגת בת מצווה בלתי נשכחתמערכת שורשמצגת בת מצווה מושקעת תשדרג לכם את האירוע. זה יהיה מדהים...
שם השולח
תוכן ההודעה